19 - Süreç Yönetimi (Flow)

Süreç Yönetimi Modülü için DİA Yetkili İş Ortakları ile iletişime geçilmesi önerilmektedir.

Süreç Yönetimi Nedir?

Çeşitli iş akışlarının hazırlanması, otomatikleştirilmesi gibi işlemlerin yapılmasına olanak sağlayan süreçlerin tasarlandığı ve yönetildiği modüldür. İşletmelerin mevcut süreçleri analiz edilir ve süreç tasarımındaki araçlar kullanarak kod yazmadan ya da çok az kod yazarak çözümler üretilebilir.

Tekrar eden görevleri otomatikleştirerek, tüm iş akışlarınızı her yerden yönetin. Özelleştirilebilir formlar ve akıllı kurallar sayesinde süreçlerinizi ihtiyaçlarınıza göre şekillendirin, yapay zeka destekli iş akışları ile hataları azaltın ve verimliliğinizi artırın.

Öne Çıkan Özellikler:

• Tüm uygulamalar tek ekosistemde entegre çalışacak; Takvim, Gmail, Drive, E-Tablo ve Chat ile iletişim ve doküman yönetimi hızlanacak.
• AI destekli otomasyon ile rutin süreçler ve görevler daha hızlı ve hatasız tamamlanacak.
• Form aracı sayesinde ekranlar ve süreçler kuruma özel özelleştirilecek, kullanıcı deneyimi güçlenecek.
• Süreçleriniz daha verimli, iş yapış biçiminiz daha esnek ve operasyonlarınız daha kontrollü olacak.

Süreç yönetimine ait 3 adet lisans bulunmaktadır. Lisansların hangi fonksiyonları desteklediği bilgisi tabloda verilmiştir.

1- Basic Paket (flow_basic)

2- Plus Paket (flow_plus)

3- Enterprise Paket (flow_enterprise)

Web Servis Kontörü Takibinde Dikkat Edilmesi Gerekenler;

Yukarıdaki tabloda da gözüktüğü gibi bazı fonksiyonların çağrılması durumunda web servis kontör kullanımı gerçekleşmektedir. Kontör takibini Kontör Hareketleri (msj1900) ekranından yapabilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Kontör kullanımı, işlemin başarılı yada başarısız sonuçlanmasına bakmaz, işlem başarısız olsa bile kontör kullanımı gerçekleşir.
• Kontör hesabı yaparken döngülere dikkat etmek, fonksiyonun döngü içinde ne kadar çalıştığını da hesaplamak gerekir.
• Süreç hazırlarken test ortamında çalıştırılan fonksiyonlarda da kontör düşümü gerçekleşir.
• Her bir web servis çağrısı, 1/80 (0,0125) kontör harcamaktadır. (Her 80 çağrı 1 kontör harcar.)

Süreç Yönetimi Sık Sorulan Sorular?

Whatsapp Entegrasyonu

 1- WhatsApp Entegrasyonu için kullandığım telefon numarasına gelen mesajları görebilecek miyim?

• Bu işlem için META tarafında Callback URL konfigürasyonu yaparak webhook yapısını kurmanız gerekir. Webhook sayesinde gelen mesajlar otomatik olarak yakalanabilir, okunabilir ve içerik üzerinden sistemsel işlemler gerçekleştirilebilir.

2- WhatsApp Entegrasyonu için kullandığım telefon numarasını normal WhatsApp uygulaması ile kullanmaya devam edebilir miyim?

• Hayır. Bir numara META Business Account için onaylandığında, artık WhatsApp veya WhatsApp Business uygulamasında kullanılamaz. Numara yalnızca API üzerinden yönetilir; uygulama üzerinden oturum açılması API bağlantısının düşmesine neden olur.

3- WhatsApp ile mesaj gönderiminde şablon kullanmak zorunlu mu?

• Evet. WhatsApp Business API üzerinden gönderilen mesajlar için META tarafından önceden onaylanmış bir şablon kullanılması gerekir.

Google Workspace Entegrasyonu

4- Google Chat üzerinden gelen mesajları yakalayıp işlem yapabilir miyim?

• Hayır. Chat API yalnızca mesaj gönderimi yapabilir; kişisel hesabınıza veya oda (space) mesajlarına doğrudan erişim veya dinleme özelliği yoktur.

5- Google Workspace araçlarında işlem veya veri aktarım limiti nedir?

• Google Workspace entegrasyonlarında tek seferde işlenebilecek veya aktarılabilecek veri limiti 500’dür. Bu limit üzerinde işlem yapmak için verileri parçalara bölerek göndermeniz gerekir.

6- Farklı Google hesapları ile çalışmak mümkün mü?

• Evet. Entegrasyon Tanımı (flw4001) ekranından her Google hesabı için ayrı yetkilendirme yapılabilir ve süreç tasarımı içerisindeki araçlarda ilgili mail adresine bağlı entegrasyon seçilebilir.

7- E-posta oku aracından alınan maillerdeki dokümanları süreç içerisinde kullanabilir miyim?

• Evet. Mail içeriğinden gelen ek dosyalar Dosya Gönder aracı ile kullanılabilir, ek dosya kaydedilebilir veya bilgisayara indirilebilir. Çeşitli formatlardaki belgeler üzerinde işlem yapılabilir.

8- E-posta aracında okunacak mailleri sınıflandırabilir miyim?

• Evet. Araç içindeki etiketler alanında maillerin okunacağı kısım seçilir. Farklı etiket türlerine göre süreçler tasarlanabilir. Etiketler mail üzerinden oluşturulur veya düzenlenir; yapılan değişiklikler aracın yeniden açılmasıyla güncellenir.

9- Entegrasyon Tanımı (flw4001) ekranındaki bilgileri doldurduktan sonra entegrasyonu hemen kullanabilir miyim?

• Tanımlamayı kayıt ettikten sonra Yetkilendir işlemine tıklamalı, açılan Chrome penceresinde mail adresinizi seçmeli ve gerekli yetkileri vermelisiniz. İşlem sonrasında token bilgileri otomatik olarak dolacaktır; ardından entegrasyonu kullanabilirsiniz.

10- Farklı bir sunucuda hazırlanan, Google Workspace entegrasyonu içeren bir süreci başka bir sunucuya aktardığımda neden hata alıyorum?

• Entegrasyon ve yetkiler olmasına rağmen süreç çalışmıyorsa, süreç içindeki Workspace araçlarının yeni sunucuda Değiştir/Kaydet işlemi yapılması gerekir. Bu adım tamamlanmadan araçlar eski sunucudaki bağlantıyı kullanmaya çalışır ve hata alırsınız.

11- Workspace token bilgileri ne zaman güncellenir veya yenilenir?

• Workspace araçlarının kullanımında token kontrolü yapılır; token süresi dolmuşsa otomatik olarak yenilenir.

AI Agent ve API Key Kullanımı

12- AI Agent kullanırken model seçimini neye göre yapacağım?

• Model seçimi; işin karmaşıklığı, hız gereksinimi, maliyet hedefi ve veri tipi (metin, görsel, ses vb.) dikkate alınarak yapılmalıdır. Bazı modeller hız ve maliyet optimizasyonu sunarken, bazıları derin akıl yürütme ve geniş bağlam analizi sağlar. Tek bir “en iyi” model yoktur; doğru seçim projenin performans-maliyet dengesine göre yapılır.

13- AI Agent kullanılan API key’ler ortak mı, yoksa herkes için ayrı mı olmalı?

• Ortak kullanım güvenlik, kota ve izleme sorunlarına yol açar. Kullanıcılar, API key’i ve model seçimi ile entegrasyonu yapmalıdır. Gemini 2.0 Flash, OpenAI veya diğer AI/ML modellerinde her biri için ayrı API key gereklidir.

14- API key işlemleri, ücretlendirme ve bağlantı sorunları kimden kaynaklanır?

• Tüm API key işlemleri, ücretlendirme ve bağlantı sorunları tamamen entegrasyon sağlayıcıları (Gemini, OpenAI, AI/ML servisleri) ile ilgilidir. Sistem tarafında yapılan değişiklikler, doğru API key ve model seçimi dışında bu sorunları çözmez.

Form ve Süreç Yönetimi

15- Süreç içerisinde birden fazla form kullanabilir miyim? Formları birbirine bağlayabilir miyim?

• Evet. Bir form tamamlandıktan sonra başka bir form aracına yönlendirme yapılabilir.

16- Form tasarımına süreç içerisinden değer gönderebilir miyim?

• Evet. Süreç tasarımındaki sonuç değişkenleri de form içerisinde kullanılabilir. Form Script Editöründe getFormVariable(“param”) ile süreç değişkenlerine erişebilirsiniz.

17- İşlerim ekranında süreç gruplandırmasını nasıl yapabilirim?

• Süreç Grubu (flw3001) ekranından yeni bir grup oluşturup, süreç tasarımında ilgili süreç grubunu seçerek süreçleri gruplandırabilirsiniz.

18- Formları mobil uygulama üzerinden açabilir miyiz?

• Hayır. DİA Form’lar sadece istemci üzerinde açılabilir. Web Form’un responsive özelliği sayesinde ileride mobil ve web platformlarda da kullanım sağlanması planlanmaktadır.

19- Formda oluşturduğum alanlar süreç değişkenlerine otomatik olarak mı bağlanır?

• Hayır, otomatik olarak bağlanmaz. Form tasarımındaki araçların özellik penceresindeki ID bilgilerini kullanmanız gerekir. Süreç içerisinde bu ID’ler üzerinden nesne değerine erişebilirsiniz.

Form Script Editörü

20- Form Script Editöründe nelere dikkat etmeliyim?

• Script Editöründe Python dilinin yazım kurallarına (syntax) dikkat edilmelidir. Kullanılacak işlemler Qt Kütüphanesi’nin izin verdiği nesneler ve fonksiyonlar ile sınırlıdır. Nesnelerdeki fonksiyon isimleri özelleştirilmiş olabilir; bu nedenle Script yazarken doğru fonksiyonları kullanmak önemlidir. Form dokümanından detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.